ビジネスシーンでよく使われる「ワークフロー」という用語について詳細ご存知でしょうか。
ワークフローの意味はworkとflowを組み合わせたもので「仕事の流れ、もしくは図式化したもの」という意味です。
本記事ではワークフローについて、その意味やメリット、ワークフローの作成におすすめなツールをご紹介します。
ワークフローの意味とは？
ワークフローとは冒頭で紹介した通り、会社内や取引先間での業務の流れ・または業務の流れを図式化したものという意味です。
また何か事業を進める時や、会社の備品を購入する際に必要な書類を作成して承認してもらう…という仕事のプロセスの流れをもっとスムーズに進めるために必要なものでもあります。
ワークフローシステムって何？
近年、多くの企業では「ワークフローシステム」と呼ばれるシステムを導入しているところが増えています。
では、ワークフローシステムとは一体何か、といいますと、紙の申請書から電子上で「書類の確認」「承認」を完結させるシステムのことです。
いままでは何かを承認してもらうために紙の書類を使う必要がありました。
しかしこのワークフローは、部署長や、承認内容に関連性のある部署の担当者と担当者の上長等、複数の承認者からの承認を得る必要があるので多くの段階を経る必要があります。
このステップが1日で済めば良いですが、支店から本社へ連絡・郵送したり、承認してもらうべき担当者や長が出張中で書類の確認ができないという可能性もありますよね。
そうなると、本来自分が請け負っている仕事とあわせて多大な時間がかかることになるので、結果的に作業効率がダウンする可能性もあるのです。
そこでこのデメリットを改善するために登場したのが「ワークフローシステム」です。
ワークフローシステムではいままで紙で申請していた申請書や伝票を「申請フォーム」として電子化することにより申請から承認までをすべてシステム上で行うことができるようにしたシステムなのです。
ワークフローシステムのメリットって何？
次は上で軽くご説明したワークフローシステムについて、そのメリットを更に深掘りしてご紹介します。
ペーパーレス化
まずワークフローシステムのメリット1つ目として「ワークフローシステムですべての書類等を電子化することにより紙の必要性がなくなること」です。
そうなれば大きな印刷機を会社に設置しておく必要もなくなりますし、申請書類を印刷するためのインクや用紙代も不要になるため経費削減に繋げることができます。
働き方によって柔軟に対応することができる
ワークフローシステムのメリット2つ目は「働き方によって柔軟に対応することができること」です。
最近ではテレワークやリモートワークでの就業スタイルが増えてきました。そのためわざわざ会社に行って申請書類を提出して…とする手間が面倒です。
そこでワークフローシステムを採用することで、外出先にいても申請や承認をすることができるようになります。
業務の効率化
ワークフローシステムのメリット3つ目は「業務の効率化ができること」です。
いままでは申請書類を紙に書いて、提出して訂正があればまた書いて…と業務時間を申請書類のために時間を割いている方もいました。
そこでワークフローシステムを採用することで、記入内容のミスを自動チェックさせることもできるため全体的に見て大幅に時間を短縮することができるのです。
実際にやってみよう！ワークフローの作成ポイント
次は実際にワークフローを作成する際のステップをご紹介します。
STEP1：ワークフローを作る理由を明確にする
ワークフローを作成する前に、一体なぜワークフローを作成するのか、その理由を明確にしておいてください。
例えば以下2つを明確にしておかないと作成することに集中してしまい、本来の目的とはかけ離れたワークフローが出来上がってしまう可能性もあります。
- 誰に見せるワークフローなのか
- どのようなシーンで使用するワークフローなのか
STEP2：業務に関わる人間と作業内容を確認して時系列に整理
次は業務に関わる部署や人間、作用内容を確認します。この時会社外の取引先等が関係してくる可能性があればそちらも踏まえておいてくださいね。
その後、整理した内容を業務ごとに人間を時系列で並べます。例えば仕事の開始と終了の時間や判断材料の整理も必須です。
STEP3：ワークフローツールを使って見やすくまとめよう
ワークフローを作成する際は紙とペンで作成するよりも、ツールを使って誰が見てもわかりやすいものを作成するように意識しましょう。
またワークフロー作成=Excelというイメージが強いですが、中にはExcelだと面倒！という方もいるでしょう。
そのような場合は後程紹介するツールを使用して作成することをおすすめします。
ワークフロー作成におすすめのツール
最後にワークフローを作成する際におすすめのツールをご紹介しますのでぜひ参考にしてみてくださいね。
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは50種類以上のテンプレートから様々な申請書を簡単に作成することができるツールです。
またジョブカンワークフローは月額300円となっていますが、起業して3年未満の会社で使用する場合は1年間無料で使用できる「企業支援プログラム」があります。
加えてスマホからも承認・申請ができるため様々な就業スタイルに対応している便利さもあいまって知名度が高いワークフロー作成ツールです。
| ツール名 | ジョブカンワークフロー |
| 料金 | 月額300円 |
| 導入実績 | ジョブカンシリーズ累計20万以上 |
| 公式サイト | https://wf.jobcan.ne.jp/ |
rakumo ワークフロー
rakumo ワークフローはGoogle Workspeaceと連携させることができるため「ログインの共有化」「ユーザー・グループ情報の反映」に対応している便利なツールです。
ジョブカンワークフローと同様、スマホから申請・承認ができて月額300円で利用することができます。またrakumoではワークフロー以外にも「rakumo キンタイ」「rakumo カレンダー」等豊富にツールが提供されているため、会社で必要なツールをrakumoで揃えることができる点もメリットです。
| ツール名 | rakumo ワークフロー |
| 料金 |
|
| 導入実績 | 記載なし |
| 公式サイト | https://rakumo.com/product/gsuite/workflow/ |
Smart flow
Smart flowは初期費用不要、20ユーザーまでなら無料で利用することができます。そのため少人数で利用したい場合は無料で半永久的に利用することができる点がメリットです。
また料金は無料でもワークフロー作成に必要な機能はしっかり揃っているため、とりあえずワークフロー作成ツールの使い心地を無料でチェックしてみたいという企業におすすめします。
| ツール名 | Smart flow |
| 料金 |
|
| 導入実績 | 3,600社 ※公式サイトより |
| 公式サイト | https://smartflow.vebuin.com/ |
ワークフローについて まとめ
今回はワークフローについてご紹介しました。
ワークフローとは「業務の流れ」「業務の流れを図式化したもの」です。
ワークフローを採用すれば業務の効率化を図ることができるためぜひ取り入れたいシステムです。
またご自身でワークフローを作成することに慣れていない方は簡単に作成することができるツールの利用をおすすめします。他にもexcelで作成したワークフローを取り込んで利用することができるツールもあるため、気になった方はぜひ利用してみてくださいね。
