ビジネスシーンでよく聞く「リマインド」について解説します。
またよく使う「リマインドメール」は送り方を間違えると失礼にあたるため、ルールを理解しておく必要があります。
この記事では何となく使ってしまいがちな「リマインド」について解説しますので、ぜひお読みください。
この記事で伝えたいこと
「リマインド」の意味
「リマインド」には「思い起こさせる」「思い出させる」「気づかせる」「再確認」といった意味があります。
「リマインド」の語源・由来
「リマインド」は英語の「remind」からきた言葉です。
「re（再び）」と「mind（思い）」を合わせて「思い出させる」という言葉ができたようです。
「リマインド」は確認・注意喚起で使われることが多い
「リマインド」は大切な用事・予定の前の確認や注意喚起として使われる言葉です。
自分で予定を確認する…と言う意味もありますが、ビジネスシーンでは相手に予定確認をする際に使うことが多いでしょう。
相手に確認する際には「リマインドメール」が使われます。
リマインドメールの書き方を確認しておきましょう。
「リマインドメール」とは？失礼にならない送り方・タイミング
リマインドメールとは、会議・商談などの前に予定の確認をしたり、仕事の進捗具合を確認したりするために送るメールのことです。
リマインドメールが必要なシーンや、正しく送るためのタイミングをまとめました。
「リマインドメール」が必要なとき
リマインドメールには、
- 出欠の確認
- ミスを防ぐ
- プロジェクトや作業の遅延を防ぐ
といった目的があります。
関係者が多いほどミスも多くなるため、適宜リマインドメールによる確認が必要になります。
具体的には、以下のようなシーンでリマインドメールが必要です。
- 提出期限の確認
- イベント等の出欠席の確認
- 取引先とのアポイントメントの確認
- 催促が必要な時（相手から返事がない時）
- 状況確認をしたい時
次に、リマインドメールを送るタイミングについて確認しましょう。
「リマインドメール」を送る正しいタイミング
リマインドメールには催促の意味もあるため、送るタイミングを間違えると失礼に当たる可能性があります。
具体的には、以下のタイミングを目安にして下さい（相手との関係性により調整が必要です）。
- 提出物がある場合→期限の一週間程度前に
- イベント等の出欠席の確認→一週間程度前に
- 取引先とのアポイントメントの確認→三日程度前に
- 催促が必要な時→前回の連絡から一週間程度経った頃に
- 状況確認をしたい時→必要時に適宜
次に、リマインドメールの本文に関して解説します。
失礼にならない「リマインドメール」の例文
リマインドメールを送る際には、要件がはっきりわかるようにしつつ、気遣いの一言を入れるようにしましょう。
ポイントとして、以下の点に注意しましょう。
- 件名に「リマインドメール」とは入れない
- 本文で要件を明言する
- 期限を明確にする
- 前後に挨拶や気遣いの言葉を入れる
- 「行き違いになってしまったら申し訳ございません」の一言を入れる
具体的なシーンごとの例文を紹介します。
社内のリマインドメール例文
お疲れ様です。
〇〇部の△△です。
先日ご案内しました『 』の出欠確認のため、再度ご連絡しております。
日時：
会場：
参加費：
恐れ入りますが、〇日までに△△までご連絡ください。
お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い致します。
上司へのリマインドメール例文
お疲れ様でございます。
〇〇部の△△です。
先日ご案内しました『 』の開催が近づいてまいりましたので、改めてご連絡しております。
日時：
会場：
参加費：
当日の連絡先
万が一ご都合が悪くなってしまった場合には、恐れ入りますが〇日までに△△までご連絡ください。
ご多忙中恐れ入りますが、ご協力何卒どうぞよろしくお願いいたします。
社外へのリマインドメール例文
株式会社〇〇御中
お世話になっております。
〇〇株式会社の△△です。
先日お約束頂いておりました『 』の件につきまして、会議の日時が近づいてまいりましたので改めてご案内させて頂きます。
日時：
場所：
目的：
当日は私と弊社□□課の●●がお伺い致します。
ご多用のところ恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願いいたします。
二回目以降のリマインドメール例文
お世話になっております。
〇〇株式会社の△△です。
〇日に『 』をメールにてお送りし、ご返送をお願いしておりましたが、ご確認いただいておりますでしょうか。
〇日までにご返送を頂かないと、ご指定の納期に間に合わない可能性がございます。
念のため『 』を再送いたしますので、ご確認をお願いできますでしょうか。
すでにご返送いただいていた場合は何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
返事が来ない時のリマインドメール例文
お世話になっております。
〇〇株式会社の△△です。
誠に恐縮ですが、〇月〇日までに『 』をメールでご送付いただけると伺っておりましたが、本日現在まだメールが確認できておりません。
何か行き違いがあったのではと思い確認のためメールをお送りいたしました。
お忙しいところ､大変お手数をおかけしますが､お手配いただけますと幸いです。
何かご事情などがあれば、ご教示いただけますでしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。
OB訪問前のリマインドメール例文
「明日のOB訪問につきまして（〇〇大学・△△）
株式会社□□
◇◇部 ◆◆課
▲▲様
お世話になっております。
〇〇大学の△△です。
先日はOB訪問をご了承いただき、誠にありがとうございました。
明日は〇：〇に（場所）でお待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。 」
【署名】
電話番号：
メール：
「リマインドメール」に対する返信の仕方
報告や返信を忘れていてリマインドメールが来てしまった！なんて場合には、ビジネスマナーに配慮しつつすぐに返信することが大切です。
覚えていてもすぐに返信を
出欠確認などのメールの場合、イベントを覚えていてすでに出欠連絡をした人にも連絡が来ることがあります。
しかし「覚えているから」と無視せずに、再度出欠を連絡すると良いでしょう。
相手の安心感にも繋がります。
「リマインドメール」を受けた時の返し方・例文
もし忘れてしまっていた・遅れていた場合には、謝罪の文を入れる必要があります。
件名は「Re:」にし、要件がはっきりとわかるようにします。
「返信が遅くなり大変申し訳ございません。」
と始めて、進捗状況や出欠連絡等を明確に伝えます。
進捗状況がすぐにわからない場合には、
「〇〇に確認し、〇時までに報告させて頂きます。」
と伝え、必ず時間を守りましょう。
目上の人に思い出させてもらった事を感謝する場合は、「お忙しい中、丁寧なご連絡をいただきありがとうございます。」などと付け加えると良いでしょう。
「リマインド」を使った例文・関連語
ビジネスシーンで「リマインド」を使う際の例文、また関連語についても確認しておきましょう。
「リマインド」の例文
- 来週のアポイントメントだけど、前日にリマインドメールをお願いできるかな
- 会議前に、出席者全員にリマインドをして下さい
ビジネスシーンでは「リマインドする」という使い方をすることが多いです。
「リマインド」の関連語
・リマインド通知
予定を確認するために、通知音等で知らせてくれる機能です。
カレンダーと同期することもでき、「〇日前に通知」など詳細な設定も可能です。
・リマインド機能
「リマインド通知」など、予定を知らせるための機能全般を「リマインド機能」と言います。
iphoneであれば、「リマインダー」というアプリでリマインド機能の管理ができます。
時間や場所を指定することができ、カテゴリ分けもできるため、「植物の水やり」などの日々のタスクや「家賃振込」から「アポイントメント」などビジネスの予定まで、様々なリマインドを使い分けることができます。
androidであれば、「keepメモ」アプリを開き、右上の「リマインダーを管理・編集」をタップするとリマインド機能の管理ができます。
こちらも時間・場所など詳細設定が可能ですので、ぜひ使いこなしたいですね。
・Googleリマインダー
googleカレンダーを使っている方であれば、googleリマインダーを使うことをおすすめします。
「マイカレンダー」で「リマインダー」をONにすると、予定の前に通知されるように設定できます。
リマインダー機能を使う際には、スマホやタブレットなどデバイス間での同期もONにすることを忘れないようにしましょう。
一方でのみ通知されていて、気付かずに過ぎてしまうこともあり得るからです。
リマインダー機能を使いこなし、うっかりミスを未然に防ぎましょう。
英文での「リマインドメール」の書き方
英文での「remind」は日本語の「リマインド」よりもラフに使われるため、メールで使う機会も多いでしょう。
正しい使い方をご紹介します。
件名に[reminder]と入れてOK
英文メールでは、件名に[reminder]と入れても失礼になりません。
要件をはっきりさせるためにも、入れるほうが懸命でしょう。
英語でのリマインドメール例文
- I would like to remind you that the applications are due on Monday 1 May. 申込書の提出期限が5月1日の月曜日であることを確認させていただきます。
- I would appreciate it if you could give us your reply by May 15. 5月15日までにお返事いただけると幸いです。
「リマインド」を言い換えるなら「催促」
「リマインド」を言い換えるとしたら「催促」ですが、ネガティブなイメージが強くなるため、使う際は注意が必要です。
例文を見てみましょう。
「催促」に言い換えたときの例文
- 先方から返信がありませんが、催促のメールを送るできでしょうか
- 催促の連絡をする際には、十分に文章に注意するように
リマインドについて まとめ
「リマインド」には「思い起こさせる」「思い出させる」「気づかせる」「再確認」といった意味があります。
ビジネスシーンでは、予定の確認のために「リマインドメール」がよく用いられます。
- 提出期限の確認
- イベント等の出欠席の確認
- 取引先とのアポイントメントの確認
- 催促が必要な時（相手から返事がない時）
- 状況確認をしたい時
などのシーンでリマインドメールが用いられます。
リマインドメールを送る際には、失礼にならない言い方とタイミングを選ぶ必要があります。
また自分がリマインドメールを受け取った際には、気遣いや謝罪の言葉を入れながらすぐに返信するようにしましょう。
「リマインド」の関連語には
- リマインド機能
- リマインド通知
などがあり、どちらもデバイスで予定を管理するための機能となります。
ビジネスマンとして予定を立てるだけでなく、その予定が近づいた時に先方に確認を入れたり、プロジェクトの進行を把握したりする必要があります。
リマインドメールやリマインド機能を使いこなし、プロの仕事を目指しましょう。
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