何となく使ってしまいがちな「アポ」という言葉ですが、言い換え方・関連語の使い方について迷うことはないでしょうか。
「アポ」は英語の「appointment」から来た言葉で「約束」という意味があり、主に面談の約束・予約をする時に使われます。
今回は「アポ」の正しい使い方と、効果的なアポ取りの仕方について解説します。
この記事で伝えたいこと
「アポ」の意味は「約束」
「アポ」には「約束」という意味があり、主に面会の予約をする時に使われます。
ビジネスシーンでは、相手の会社と面会の約束をすることを「アポをとる」と言います。
医療業界では「アポ」は脳卒中を起こすことを指して用いられ、「アポる（脳卒中を起こす）」という使い方がされます。
婚活業界では「アポ」はデートの約束をすることを指して使われます。
「アポ」の語源・由来
「アポ」は英語の「appointment」から来た言葉です。
「appointment」には「約束・予約」「任命」といった意味があります。
「アポ」の読み方・発音
「appointment」の発音記号は「əpˈɔɪntmənt」（アポイントゥマントゥ）です。
カタカナ語の場合は「ア」を少し強く読みますが、基本的にはアクセントなしでOKです。
「アポ」の例文
ここからは、実際に「アポ」を使う例文を紹介します。
目上の人に使う際の言い換え方も解説しますので、ぜひご覧ください。
「アポ」の例文
- 13時にアポがあります
- 先方にアポを取ってから訪問するように
- この後天気が大荒れになる予報のため、アポを取り消す必要があるかもしれない
- Aさんはアポを取るのがうまいけど、何か秘訣があるの？
「アポ」を上司・取引先に使う場合
「アポ」は一般的に使われる言葉となっていますが、フランクな印象を与える言葉のため、目上の人に使う際には言い換える必要があります。
上司であれば、
「A社のアポが取れましたので、ご同行をお願いします。」
などと使うことができ、失礼にはあたらないでしょう。
しかし取引先に使う場合には、言い換えるのが無難です。
「代表者様のアポイントメントを頂けますでしょうか。」
など、省略せずに「アポイントメント」と言い換えることができます。
シーンにより使い分けて、好印象を与えるビジネスマンを目指しましょう。
「アポ」をメールで使う場合
「アポ」は話し言葉のため、メール等の書面ではなるべく使わない方が良いでしょう。
件名にも「アポ」は使わず「打ち合わせ日程のご相談」「アポイント日時のご確認」などとしましょう。
効果的な「アポ取り」の方法
ビジネスマン、そして営業マンにとっては特に「アポ取り（約束を取り付けること）」の力は業績に大きく関わります。
アポ取りができる人＝仕事ができる人…といっても過言ではないでしょう。
ここで「アポ取り」の成功法をご紹介します。
アポ取りの方法
アポ取りには大きく分けて「電話」「メール」「web」の3つの方法があります。
ひとつずつ、効果的な手法を解説します。
電話で
電話では直接相手と話をすることができるため、相手の警戒心も弱くなり話を聞いてもらえる確率が高くなります。
返事をもらったり日程調整をしたり…とその場で話を進めることもできるため、スピーディーに事を進めることができます。
電話でアポ取りをする際には、業務開始後すぐ・退勤時間ぎりぎりは避けて、15～16時くらいにかけると良いでしょう。
週明けや月末・月初も忙しくなる可能性があるため、避けましょう。
警戒心を解くために声を明るくすることを心がけ、できれば少し会話ができると距離が近づきアポ取りの成功率が上がります。
しかし相手に時間を取らせないためにも、要件をはっきりと伝えることが大切です。
話を聞いてもらえるようであれば、一方的に話をすることは避け、相手のメリットになる点を重点的に話すようにしましょう。
全てを伝えようとせず、相手に「もう少し話を聞いてみたい」と思ってもらえる程度に情報を伝えることで、実際に会って話を聞いてもらえる可能性が高くなります。
メールで
メールでアポを取る場合、特に新規顧客の場合には、最初のメールで簡潔に目的を述べて警戒心を解き、信用できる＝話を聞いてみたい人と思ってもらう必要があります。
さらに売り込みたい商品の魅力を簡単に示し、相手にとってプラスになると言える証拠を示すと、返信してもらえる可能性が高くなります。
既存顧客の場合には、自己紹介の部分を少なくし、商品紹介の部分を多くすると効果的でしょう。
Webで
相手の企業のホームページの「お問い合わせ」フォームにアポ取りの連絡を入れる、という手法もあります。
この場合、件名等にアポイントを取りたい旨をはっきり書くことで、通常のお問い合わせ内容に紛れてしまうことを避けられます。
また最近は、AIを使ってアポ取りをすることができるスケジュール管理サービスもあります。
Googleカレンダーと連携して相手との日程調整を行うこともできるため、大幅に時間短縮になります。
アポ取りの前にすること
アポ取りをする前に、紹介するサービス・商品の認知度を上げておくことはとても大切です。
アポ取りの連絡を入れた際、相手はその会社・商品について事前に調査するかもしれません。
その際に、SNS等を使って積極的に商品を売り出していたり、企業イメージを上げるために様々な取り組みをしている企業であれば、好印象を持ってもらえます。
反対に商品の情報が少なすぎると、不信感を与えてしまうかもしれません。
積極的に情報発信をすることはアポ取り連絡をする際にもプラスに働くため、日頃から効果的な情報発信を行いましょう。
アポ取りで難しいこと
アポ取りの際に「話を聞いてもらえない」「日程調整にさえ進めない」という人は、相手とのコミュニケーションに問題があるのかもしれません。
売り込みたい商品の話を一方的に話しても、相手は「この人と仕事がしたい」と思ってくれないでしょう。
相手がどの情報を必要としているかを汲み取り、押し付けるような印象を与えないようにしましょう。
「日程調整がうまくいかない」という人は、もしかすると一気に複数社のアポを取ろうとするあまり、日程調整が難しくなっているかもしれません。
優先順位をしっかりと決め、一社ずつの時間を取り分けていくことが商談成立の近道とも言えますので、焦らずに余裕を持って日程調整を行いましょう。
効果的なアポ取りのためのトークスクリプト
アポ取りの上手な人は、良い「トークスクリプト」を持っているものです。
トークスクリプトとは台本・マニュアルのようなもので、アポ取りの電話の際によく用いられます。
- 自己紹介
- つかみ
- 本題
- 切り返し
- 約束
というように、全体の流れとゴールを決めておきます。
つかみの部分では相手の興味を引き、本題の部分で相手にプラスとなる情報を伝えましょう。
大抵「結構です」など否定的な返事が返ってきますので、その際の切り返しの一言も考えておくことをおすすめします。
最後に一押しすることで、熱意が伝わりアポ獲得に繋がるかもしれません。
「アポ」の関連語
「アポ」の関連語をご紹介します。
・アポなし
アポを取っていない状態。飛び込み営業のことなどを指しており、「アポなし営業は疲れるんだよなぁ…」のように使います。
・アポ電
アポを取るために電話をかけることを意味します。最近は「アポ電詐欺」「アポ電強盗」などもあり、認知度が高くなった言葉でもあります。
・テレアポ
「テレフォンアポインター」の略語で、お客様や企業に営業の電話をかける人を指す言葉です。
・アポメール
アポを取るために送るメールを指して使われます。「A社へのアポメールはもう出した？」というように使われます。
「アポ」を言い換えるなら「約束」
「アポ」を日本語・敬語に言い換えるなら「約束」と言う事ができます。
例文から正しい言い換え方を見てみましょう。
「約束」に言い換えたときの例文
- お約束のない方はお通しできないことになっております
- ○○様と2時のお約束で参りました
- 先日お約束頂きました〇〇の件で、確認のためのご連絡をさせて頂きました
「アポ(appointment)」を英文で使う時の例文
英語の「appointment」も基本的には「約束」という意味で使われますが、「任命」という意味もあるため注意が必要です。
例文から使い方を確認しておきましょう。
「appointment」の例文
- I have an appointment with Mr.Turner. ターナーさんとお約束をしています
- Can you get an appointment with Mr.Johnson? ジョンソンさんと約束をしてくれますか？
英語のアポイントメントメールの書き方
- I would like to make an appointment with Mr.Turner. ターナーさんとお約束がしたいのですが
「アポ」の力にビジネスマンの真価が問われる
「アポ」は契約獲得のために欠かせない最初の一歩です。
効果的なアポ取りのために努力しているかどうかに、ビジネスマンの真価が問われると言っても過言ではありません。
トークスクリプトを読むだけでなく、そこにプラスアルファで個性や熱意を加えることで、ビジネスマンとしてもう一歩成長できます。
「アポ」に必要な構成力
すでに効果的なトークスクリプトについてお話しましたが、トークスクリプトの構成の中でも力を入れたいのが「出だし」の部分です。
簡潔に、かつ興味を引く出だしの言葉を使うために、
「弊社は〇〇の開発をしておりまして、本日は貴社の業務に役立つ商品のご案内のためにお電話致しました」
というように自己紹介に目的・メリットを詰め込むことができます。
トークスクリプトの構成を作る際に相手の気持ちになって考えると、一方的でなく聞きやすい言葉選びができるようになります。
「アポ」に必要な想像力
相手の気持ちになって考える際には、反対意見も事前に予想し、その切り返し方もメモしておくと良いでしょう。
例えば「間に合ってます」と言われたとしたら
「無理にお勧めしてはおりませんので、ご安心ください。ところで、〇〇についてお困りの事はございませんか？」
などと話の焦点をずらすことや、質問してみることも効果的です。
会話の中では「イエスバット」の話し方を心がけます。
相手の意見を一度受け止め、その後で自分の申し出を聞いてもらうのです。
そうすることで、相手は円滑にコミュニケーションが取れていると感じ、「一度話を聞いてみよう」と思うかもしれません。
効果的なアポ取りができる人は、営業や会議などでも功績を挙げると言われています。
アポ取りの修行をして、ワンランク上のビジネスマンを目指しましょう。
アポについて まとめ
「アポ」には「約束」という意味があり、ビジネスシーンでは、相手の会社と面会の約束をすることを「アポをとる」と言います。
- 13時にアポがあります
- 先方にアポを取ってから訪問するように
というように使うことができます。
関連語には
- アポ取り
- アポなし
- アポ電
- テレアポ
- アポメール
などがあります。
効果的にアポを取ることができる人は、ビジネスマンとしての能力も高いと言うことができます。
効果的なアポ取りのためには、相手の身になって考えるトークスクリプトが必要です。
本文中で紹介した情報を活用しながら、ぜひオリジナルのトークスクリプトを完成させてください。
「アポ」という言葉を正しく使い、効果的に「アポ」を取って、ビジネスマンとしての自信をつけていきましょう。
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