仕事がキャパオーバーになるのは無能だからではない!乗り越えるために原因やなりやすい人の特徴を知っておこう

仕事がキャパオーバーになっているときは原因を探って改善しないと、仕事でトラブルが起こったり、自分の体調を崩してしまう、という事態になることも。

「仕事がキャパオーバーで困っている」「仕事がキャパオーバーでどうしていいかわからない」「仕事のキャパオーバーをどうやって乗り越えたらいいのか」など、自分の限界を超えた仕事を抱えて悩んでいる人はぜひ参考にしてください。

 

この記事で伝えたいこと

目次
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仕事がキャパオーバーになる原因は自分の能力ではなく上司・仕事量・人手不足が問題のこともある

仕事がキャパオーバーになる原因

仕事がキャパオーバーという問題を解決するには、まず、その原因を知る必要があります。

ここでは、以下3つの仕事がキャパオーバーになる原因を解説します。

  1. 上司が上手く仕事の割り振りをできていない
  2. 人手不足なのに職場の仕事量が多すぎる
  3. もちろん仕事に時間がかかりすぎることも原因になる

 

上司が上手く仕事の割り振りをできていない

もし、職場で1人だけ仕事がキャパオーバーになっているのなら、それは上司が原因という可能性があります。

上司が

  • 部下の得意・不得意な仕事や希望をわかっていない
  • 部下が意見や希望を言いにくい職場環境を作り出している
  • 言うことをコロコロと変える
  • リーダーシップを発揮できない

というタイプの場合、仕事の配分が偏りがちになることも…。

このようなケースは自分で問題解決するのは難しいですが、上司が異動すれば解決する可能性が高いです。

 

人手不足なのに職場の仕事量が多すぎる

人手不足なのに職場の仕事量が多すぎることが原因で仕事がキャパオーバーになることもあります。

人手不足になる理由としては

  • 所属部署に業務に必要な人員が配属されていない
  • 年度途中に退職者がたくさん出た
  • そもそも会社が必要な人数を採用できていない

ことが考えられます。

また、所属部署で必要な職員数は確保できているけれど

  • 介護や育児のために時短勤務している人がいる
  • 新入職員が多い
  • 仕事ができない人やサボる人がいる

などの事情があると、人手不足と同じ状況になりがちです。

そのような状況の中、商品の増産、取引量の増加、大きなミスなどが起これば、職場全員の仕事がキャパオーバーになる可能性大です。

 

もちろん仕事に時間がかかりすぎることも原因になる

もちろん、自分の仕事のやり方がマズくて、仕事がキャパオーバーになることもあります。

  • 仕事を覚えられない
  • 仕事でミスばかりしている
  • 仕事でわからないことがあるのに質問できない
  • 完璧主義で仕事を丁寧にやりすぎる

という人は、仕事に時間がかかりすぎてしまい、結果として仕事がキャパオーバーになります。

このようなケースが原因ならば、自分の仕事のやり方を見直すことで問題が解決する可能性があります。

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仕事がキャパオーバーになりやすい人6つの特徴

仕事がキャパオーバーになりやすい人の特徴

仕事がキャパオーバーになりやすい人には以下6つの特徴があります。

  1. 仕事を頼まれた時に断ることができない
  2. 責任感が強過ぎて仕事を部下に振れない
  3. 仕事に優先順位をつけるのが苦手
  4. 自分の仕事を処理できる能力を過信している
  5. 完璧主義なので周囲に仕事を任せたくない
  6. 心身ともに疲れている

一つでも当てはまるものがある人は、下で紹介する「仕事がキャパオーバーになっているとき乗り越える方法」をぜひ参考にしてください。

 

仕事を頼まれた時に断ることができない

  • 自分の意見を相手にはっきりと伝えるのが苦手
  • 相手の頼みを断ったら人間関係が悪くなるのではと不安に感じてしまう

という人は、仕事を頼まれた時に断ることができないことが多いです。

そういう人によくあるのは…、

自分に与えられた仕事だけだったら納期や締め切りを守って進めていけるのに、「NO」と言えないために仕事が増えてキャパオーバーになってしまうことです。

そして、断り方を考える前に

  • 仕事のスケジュール管理方法を反省したり
  • 全部の仕事をこなせない自分を責めたり

してしまうことも…。

まずは仕事を頼まれた時に断る方法を身につけないと、仕事のキャパオーバーという状態からなかなか抜け出せなくなります。

 

責任感が強過ぎて仕事を部下に振れない

責任感が強すぎる人は「自分が頑張らないと」と気合が入りすぎて部下に仕事をあまり振らないことがあります。

結果として仕事がキャパオーバーになってしまうことも。

部下に仕事を振ったとしても、「ミスや抜けているところがあってはいけない」とチェックに力を入れすぎて、やはりキャパオーバーになってしまいがちです。

強すぎる責任感を持っているために、本来自分がしなくて良い仕事まで抱えてしまい、仕事がキャパオーバーになってしまうケースです。

 

仕事に優先順位をつけるのが苦手

仕事に優先順位をつけるのが苦手な人も仕事がキャパオーバーになることがあります。

  • 急ぎの仕事か/締め切りまで余裕のある仕事か
  • 大事な仕事か/雑用か
  • 時間がかかる仕事か/すぐに終わる仕事か

などのポイントで判断して仕事に優先順位をつけていかないと、仕事はキャパオーバーしがちです。

仕事に優先順位をつけられない人は

  • 頼まれた順に仕事をこなそうとする
  • 作業中に別の仕事を頼まれると、中断して頼まれた方の仕事をしてしまう

ということをしてしているはずです。

その結果、締め切りや納期に間に合わない仕事がいくつも積み上がって大変なことに…。

仕事に優先順位をつけて要領良くこなしていかないと、仕事がキャパオーバーになる可能性大です。

 

自分の仕事を処理できる能力を過信している

  • 「これくらいの仕事ならできるだろう」
  • 「締め切りがその日なら余裕でできるはず」

と自分の能力を過信して、キャパを超える仕事を引き受けてしまう人もいます。

また、キャパぎりぎりの仕事だったけれども、想定外の事態が発生して、その処理に奔走して結局仕事はキャパオーバーということもあり得ます。

仕事を引き受ける時に

  • 自分が本当にこなせる仕事量
  • 想定外の事態が発生した時の備え

の両方を正確に判断できないと、仕事がキャパオーバーしがちです。

 

完璧主義なので周囲に仕事を任せたくない

完璧主義の人は他の人の仕事に満足できないので任せることが苦手な人が多いです。

任せたとしても、結果に満足できなくて何度もやり直しさせるので時間がかかって仕事がなかなか終わらないことも。

それに加えて、完璧主義の人は仕事を丁寧にやり過ぎるところがあるので、そもそも仕事に時間をかけ過ぎてしまいます。

結果、丁寧に時間をかける仕事を1人で抱え過ぎてしまって、仕事がキャパオーバーという事態を招く可能性が高くなります。

 

心身ともに疲れている

上司が優秀で、職場環境が整っていて、担当している仕事が適量でも、心身ともに疲れている人は仕事がキャパオーバーになることがあります。

単純に、疲れ過ぎてしまって、仕事をこなすことができないからです。

ただし、この場合は、体調が回復すれば問題は解決するはずです。

 

 

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仕事のキャパオーバーはさまざまなトラブルの原因になりがち

仕事のキャパオーバーはさまざまなトラブルの原因になりがち

仕事がキャパオーバーしていると、以下で紹介するようなトラブルが起こることがあります。

そうなるとトラブル処理のために、さらに仕事がキャパオーバーという悪循環が生まれる可能性も出てきます。

仕事でミスが起こりやすくなる

仕事がキャパオーバーになると、担当している仕事の一つ一つに手が回らなくなる可能性が高くなります。

ホウレンソウする余裕もなくなることもあり、職場でも仕事がキャパオーバーしていることが共有されにくくなることも。

そうなると、担当しているどの仕事でミスが起きても不思議ではない、という状態になりがちです。

また、仕事がキャパオーバーしていることで疲れやストレスから普段では考えられないようなミスをすることも考えられます。

 

仕事の納期や締め切りに間に合わないという時間のトラブルも起こりやすくなる

仕事がキャパオーバーしていると納期や締め切りに間に合わないというトラブルが起こりやすくなります。

仕事がパンクしているわけですから、無理もありません。

納期や締め切りが間近に迫っている仕事をいくつも抱えていて、「もうお手上げ」という事態になっているからです。

間に合わなければ事後処理が一層大変になって「ますます仕事がキャパオーバー」ということも考えられます。

 

ストレスで体調を崩すというトラブルにもなる

仕事がキャパオーバーしている状態なのに頑張り続けると、ある日倒れてしまう可能性も。

頑張れる人ほど、仕事がキャパオーバーの状態を続けてしまうので、大変なストレスになります。

ストレスで体調を崩してしまったら、キャパオーバーどころではなく、仕事をすることができなくなってしまいます。

関連記事  「会社に行きたくない」は心の危険信号!原因を知って解決策を考えよう!

 

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仕事がキャパオーバーになっているとき乗り越える方法

仕事がキャパオーバーになっているとき乗り越える方法

ここでは、仕事たキャパオーバーになっているとき乗り越える6つの方法を紹介します。

  1. 必要ない仕事を見極めて手放すことの重要性を知る
  2. 上司に相談する
  3. 仕事を断る方法を身につける
  4. 同僚とコミュニケーションを積極的にとって仕事の協力を得やすい職場環境を作る
  5. 仕事を休んで体力と気力を回復させる
  6. 仕事を辞めて転職する必要があることも

ぜひ参考にして、仕事のキャパオーバーという状況を改善するのに役立ててください。

必要ない仕事を見極めて手放すことの重要性を知る

仕事がキャパオーバーになっているときは、必要ない仕事を見極めて手放すことをオススメします。

担当している仕事に優先順位をつけることは大事なのですが、その前に、そもそも必要のない仕事を選ぶ必要があります。

必要ない仕事を抱えていては、いくら優先順位をつけても仕事のキャパオーバーが解決する可能性は低いからです。

この考え方については、偉業を成し遂げた方々の何人かが同様のことを述べています。

例えば、アップルの創業者、故スティーブ・ジョブスは、「何をしないかを決めることは、何をするかと決めることと同じく重要だ」と言っていたそうです。

また、ノーベル医学生理学賞を受賞した利根川進博士は「何をやるかより、何をやらないかが大切だ」と述べています。

まずは、自分が抱えている仕事の中で「必要のない仕事」を見つけてみましょう。

 

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上司に相談する

仕事がキャパオーバーになっているときは、上司に相談しましょう。

相談することで、

  • 仕事の割り振りを見直してもらう
  • 仕事を担当する人を増やしてもらう

など、問題が解決する可能性があります。

もし、上司が部下の話に耳を傾けるタイプでない場合は、

  • 上司が異動する
  • 自分が他の部署へ異動する

のどちらかで問題解決ということになります。

仕事を断る方法を身につける

頼まれた仕事を断れない人は、「NO」と言う方法を身につけることをオススメします。

とは言っても、断るのが苦手な人が「できません」とストレートに言うのは、それはそれでストレスになるはずです。

精神科医の本田秀夫先生は、「断るのではなく、相手に質問すること」を勧めています。

たとえば、上司から雑用を指示されたら「わかりました」と応じてから、自分のやっていた仕事(A)と、上司から頼まれた雑用(B)について、「AとB、どちらを先にやりましょうか?」と質問します。
(出典 本田秀夫『「しなくていいこと」を決めると、人生が一気にラクになる』ダイヤモンド社)

本田先生によると、「きっぱり断れなくてもいいんだ」と考えて、仕事を頼んでくる相手に優先順位を決めてもらえば良いのだとか。

それだったら、できそうですね。

同僚とコミュニケーションを積極的にとって仕事の協力を得やすい職場環境を作る

仕事がキャパオーバーしているときは、そういう状況にあることを職場の同僚と情報共有しておくことをオススメします。

手が空いている人にサポートしてもう、など職場での協力を得やすくなるからです。

それには、いつでも仕事の協力を頼めるような職場環境を作っておきましょう。

仕事がキャパオーバーしたらからと言って突然助けを求められても、同僚も忙しくて「助けた行けど助けられない」ということもあり得るからです。

そんなに難しいことや複雑なことをしなくても、日頃から職場の同僚と仕事についてコミュニケーションを積極にとるだけでOKです。

仕事を休んで体力と気力を回復させる

仕事を休んで体力と気力を回復させるのもオススメです。

仕事がキャパオーバーになっている原因が何であれ、ストレスで心身ともにかなり疲れているはずです。

疲れ切っていると、

  • 必要のない仕事を見極めたり
  • 上司に相談したり
  • 仕事を断ったり
  • 職場でコミュニケーションを積極的にとったり

ということを、「したくてもできない」という気持ちになりがちです。

「仕事がキャパオーバーしているときに休むなんて!」と思うのは当然ですが、「急がば回れ」です。

体力と気力が回復すれば、意外と楽に仕事がキャパオーバーになっている状況を乗り越えることができることもあります。

関連記事 仕事をサボって効率アップ!上手な仕事のサボり方を解説

 

仕事を辞めて転職する必要があることも

上で紹介した全てのことを試してみても仕事がキャパオーバーしたままならば、転職が問題を解決してくれることもあります。

特に、

  • 上司が相談に乗ってくれない
  • 同僚が助けてくれない
  • 休ませてくれない(有給休暇すら取らせてくれない)

などの場合は、今の会社がブラック企業の可能性大です。

その場合は、即転職を検討することをオススメします。

また、仕事に時間がかかりすぎてキャパオーバーになっている場合でも、もしかしたら仕事が自分にあっていないという可能性もあります。

そういう場合は、転職サイトにある適職診断テストを受けてみたり、転職エージェントに相談してみるのも選択肢です。

関連記事 転職エージェントおすすめ一覧と活用法について

 

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仕事がキャパオーバーになったとき乗り切る方法 まとめ

仕事がキャパオーバーになるのは、自分の能力が原因ではなく、上司・仕事量・人手不足の問題が原因ということもあります。

仕事のキャパオーバーは色々なトラブルの原因になりがちです。

「仕事がキャパオーバーになりやすい人6つの特徴」に当てはまるところがある、と思った人は、この記事で紹介した「仕事がキャパオーバーになっているとき乗り越える方法」をぜひ参考にしてみてください。

 

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